Strategic Communications During Investigations

Finanzbetrug, Compliance-Verstöße oder Probleme mit Produktqualität und -sicherheit – wenn Vorwürfe wegen Fehlverhaltens aufkommen, findet sich ein Unternehmen schnell im Zentrum eines Sturms wieder. Eine interne oder behördliche Untersuchung („Investigation“) ist oftmals die Folge. Ausgelöst durch einen Whistleblower, einen Medienbericht oder eine behördlich angeordnete Razzia schafft sie ein Umfeld, in dem Rechts-, Finanz- und Reputationsrisiken aufeinandertreffen. In solchen Momenten braucht es nicht nur forensische Feinarbeit und rechtliche Überprüfung, sondern auch eine wirksame Kommunikationsstrategie. Richtig eingesetzt, bewahrt diese das Vertrauen der Stakeholder und verschafft Management und Unternehmen die notwendige Handlungsfreiheit. Schlecht umgesetzt schürt sie jedoch Spekulationen, untergräbt die Glaubwürdigkeit und erhöht das rechtliche Risiko. Die Kunst ist, so zu kommunizieren, dass mit juristischem Weitblick gleichzeitig die Reputation geschützt und gepflegt wird.

Kommunikationsfachleute plädieren für Transparenz, um den Ruf zu schützen. Während Schweigen Gerüchte und Misstrauen auslösen kann, können übermäßige Offenlegung oder inkonsistente Botschaften jedoch die Rechtsstrategie beeinträchtigen und die Glaubwürdigkeit untergraben. Doch bei der Kommunikation während einer Investigation geht es nicht um Marketing oder PR. Vielmehr geht es darum, den Informationsfluss zwischen denjenigen zu steuern, die die Ermittlungen durchführen und beaufsichtigen sowie all jenen Stakeholdern, deren Vertrauen für die Geschäftskontinuität von entscheidender Bedeutung ist. Unüberlegte Äußerungen, selbst intern, können Gerüchte auslösen und Untersuchungen behindern. So kann beispielsweise eine Bemerkung in einer Teambesprechung über „schwerwiegende Compliance-Probleme“ Spekulationen auslösen, lange bevor Fakten feststehen. Kommunikation muss demnach bewusst, zentralisiert und konsistent erfolgen.

Wie Ursachen und Auslöser die Strategie beeinflussen

Jede Investigation ist anders, daher ist auch die Kommunikationsstrategie sehr individuell zu betrachten. Sie wird durch Kontext, Ursache und Auslöser der Investigation geprägt. Eine Untersuchung, die während eines Börsengangs oder eines M&A-Prozesses stattfindet, wird andere Bedenken bei Stakeholdern hervorrufen als während einer Restrukturierung. Vorwürfe wegen Bilanzfälschung werden vor allem die Aufmerksamkeit der Investoren auf sich ziehen, während Fehlverhalten am Arbeitsplatz oder Fragen der Produktsicherheit eher bei Mitarbeitern und Kunden Resonanz finden.

Intern vorsorglich initiierte Untersuchungen ermöglichen mehr Kontrolle und Vorbereitung. Externe Auslöser wie Razzien, Vorwürfe von Aktivisten oder Investigativjournalisten lassen weniger Spielraum und zwingen Unternehmen in eine reaktive Position. Die Entscheidung, ob in so einem Fall eine Selbstanzeige erfolgt, ist ebenso folgenreich, da sie zwar Glaubwürdigkeit schafft, aber auch die Wahrscheinlichkeit einer öffentlichen Enthüllung erhöhen kann.

Gemeinsam ist allen Szenarien: Kommunikationsentscheidungen erfolgen unter hohem Druck, ohne dass vollständige Informationen vorliegen. Zugleich agiert man unter genauer Beobachtung, konfrontiert mit Forderungen nach Aufklärung. Gewünschte Transparenz und nötige Vertraulichkeit müssen dabei stets in Einklang gebracht werden.

Strategische Grundsätze für eine effektive Kommunikation

Die Kommunikationsstrategie sollte gleich zu Beginn einer Untersuchung mitgedacht werden. Nur so kann Kommunikation einen Mehrwert schaffen, ohne das Risiko zu erhöhen. Es gibt einige wichtige Grundsätze, die hierfür als Leitlinien dienen können:

Zentralisierung: Alle internen und externen Stellungnahmen sollten über einen einzigen Ansprechpartner abgewickelt werden, um eine einheitliche Kommunikationspolitik zu gewährleisten. Idealerweise verfügt die Person auch über juristisches Fachwissen. Dieser Ansatz sorgt für Konsistenz, wahrt Vertraulichkeit und verringert das Risiko widersprüchlicher Aussagen.
Vorbereitung: Unternehmen sollten davon ausgehen, dass es zu Informationslecks kommen kann, und frühzeitig reaktive Kommunikationsmaterialien entwickeln. Wenn sich Ereignisse schnell entwickeln, kann das Management durch eine gute Vorbereitung die Kontrolle behalten, anstatt unter Druck zu geraten.
Vom Ende her denken: Die Kommunikation sollte mögliche Ergebnisse im gesamten Verlauf einer Untersuchung, einschließlich möglicher Rechtsstreitigkeiten im Nachgang, einkalkulieren. . Frühe Erklärungen dürfen nicht im Widerspruch zu später bekannt werdenden Fakten stehen oder den Handlungsspielraum des Unternehmens einschränken.
„Walk the talk”: Glaubwürdigkeit entsteht ebenso durch Taten wie durch Worte. Kommunizierbares Handeln schafft Vertrauen. Das Hinzuziehen externer Experten, die Freistellung von Personen, gegen die ermittelt wird, oder die Überarbeitung von Compliance-Prozessen sind Maßnahmen, die Integrität und Engagement demonstrieren und den Stakeholdern Vertrauensbeweise liefern.
Flexibilität: Weil Untersuchungen selten geradlinig verlaufen, muss die Kommunikation anpassungsfähig an neue Wendungen bleiben. Unternehmen sollten voreilige Versprechungen vermeiden und sich stattdessen darauf konzentrieren, was aktuell bekannt ist, was noch ungewiss ist und wie der Prozess dazu Klarheit schaffen wird. Die schützt sowohl rechtliche Integrität als auch das Vertrauen der Stakeholder.

Stakeholder-Dynamik: Über Medienarbeit hinaus

Die Medien mögen das offensichtlichste Publikum sein, aber sie sind bei weitem nicht das einzige. Auch Mitarbeiter, Kunden, Investoren, Aufsichtsbehörden und Aktivisten beeinflussen eine Untersuchung. Wer sie ignoriert, riskiert, die Kontrolle über das Narrativ zu verlieren.

Eine maßgeschneiderte Kommunikation ist daher unerlässlich. Kunden benötigen möglicherweise direkte Zusicherungen von den Vertriebsteams. Investoren erwarten Klarheit über die finanziellen Auswirkungen. Mitarbeiter wollen eine Arbeitsplatzgarantie und fordern ein Einstehen für die Werte und Unternehmenskultur. Regulierungsbehörden dagegen fordern Belege für eine ernsthafte Zusammenarbeit. Wenn Stakeholder sich ausschließlich auf Medienberichte verlassen müssen, schwindet das Vertrauen schnell.

Im Umgang mit den Medien ist besonderes Fingerspitzengefühl gefragt. Investigative Journalisten konfrontieren Unternehmen oftmals mit umfangreichen Recherchen und detaillierten Fragen, manchmal sogar bevor überhaupt das Management sich der Probleme bewusst ist. „Kein Kommentar“ lässt Raum für skandalisierende Spekulationen, aber zu viele Informationen können Sensationslust schüren oder, schlimmer noch, unnötige rechtliche Risiken schaffen. Es geht darum, zurückhaltend und sachlich zu kommunizieren, Ernsthaftigkeit zu signalisieren, ohne die juristische Strategie zu gefährden und schlimmstenfalls weitere Haftungsansprüche zu verursachen.

Unabhängig davon, um welchen Stakeholder es sich handelt, spielt neben den Fakten vor allem die Wahrnehmung eine wichtige Rolle. Was rechtlich einwandfrei ist, wird nicht immer als moralisch richtig empfunden. Führungskräfte müssen so handeln, als könnte jeder interne Schritt eines Tages öffentlich hinterfragt werden. Selbst rechtlich vertretbare Maßnahmen – wie die Entlassung von Whistleblowern, die gegen Richtlinien verstoßen – können vor dem Gericht der öffentlichen Meinung nach hinten losgehen, wenn sie als Vergeltungsmaßnahme wahrgenommen werden. Hier haben Empathie und moralische Argumente oft mehr Gewicht als juristische.

Ein einheitlicher Ansatz

Interne oder behördliche Untersuchungen sind immer auch Stresstests für die Unternehmenskultur und -führung und stellen die Frage nach der Verantwortung. Sie decken nicht nur potenzielles Fehlverhalten auf, sondern zeigen auch, inwieweit ein Unternehmen in der Lage ist, Stakeholder mit Integrität durch unsichere Zeiten zu navigieren.

Rechtsabteilungen schützen vor Haftung. Kommunikationsteams bewahren das Vertrauen. Nur gemeinsam können sie den Unternehmenswert erhalten. Der Einbezug von strategischer Kommunikation bei einer Untersuchung von Beginn an ist daher nicht optional, sondern erfolgskritisch.

Do's und Don'ts – entscheidende Erfolgsfaktoren

Do's:

Auf das Beste hoffen, auf das Schlimmste vorbereitet sein: Szenarioplanung ist unerlässlich
Rückwärts denken: Strategie unter Berücksichtigung potenzieller Ergebnisse entwerfen
Bleiben Sie reaktiv und flexibel, wenn Sie an die Öffentlichkeit gehen: Zu früh schürt Panik, zu spät wirkt ausweichend
Antizipieren Sie die Dynamik der Stakeholder und gehen Sie auf ihre jeweiligen Bedürfnisse ein

Don'ts:

Gehen Sie nicht davon aus, dass Umfang und Zeitpläne unverändert bleiben, denn Untersuchungen entwickeln sich weiter
Sprechen Sie nicht ohne Fakten: Wenn Fakten rar sind, erklären Sie stattdessen den Prozess
Versprechen Sie keine Maßnahmen, Ergebnisse oder Zeitpläne, die sich ändern können
Kommunikation zu spät einleiten: Eine frühzeitige Einbindung vermeidet kostspielige Fehltritte

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Datum

08. Apr 2026

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